Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Sulonen Solutions Oy
Y-tunnus: 3639321-3
Harjujurentie 1 A
01300 Vantaa
Suomi

Sähköposti: ville@sulonensolutions.fi
Puhelin: +358 400 384430
Verkkosivusto: sulonensolutions.fi

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö on Ville Sulonen. Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset voi lähettää yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Verkkosivuston käytön, evästesuostumusten, ajanvarauksen ja yhteydenottojen yhteydessä voimme käsitellä seuraavia tietoja:

• nimi ja sähköpostiosoite;
• valittu tapaamisaika ja aikavyöhyke;
• valinnaisesti yrityksen nimi ja asiakkaan kirjoittama viesti;
• varauksen tila, luonti- ja päivitysajat sekä peruutukseen tarvittavat tekniset tunnisteet;
• tietosuojaselosteeseen tutustumisen ajankohta ja selosteen versio;
• vahvistus- ja ylläpitosähköpostien tekniset toimitustilat;
• evästesuostumuksen tunniste, valinnan tila ja valinnan ajankohta;
• analytiikan käyttöönoton jälkeen ja vain suostumuksella verkkosivuston käyttöä koskevat mittaustiedot, kuten katsellut sivut, käynnin ajankohta, käytetty laite- ja selainluokka sekä liikenteen lähde;
• palvelun turvallisuuteen ja väärinkäytön estämiseen tarvittavat tekniset tiedot.

Väärinkäytön estämiseksi IP-osoitteesta voidaan muodostaa yksisuuntainen HMAC-tunniste, jota säilytetään enintään 15 minuuttia. Sulonen Booking -lisäosa ei tallenna raakaa IP-osoitetta varausrekisteriin.

Webhotellipalvelu voi lisäksi käsitellä tavanomaisia palvelin- ja tietoturvalokitietoja, kuten IP-osoitetta, selaintietoja, pyydettyä osoitetta ja tapahtuma-aikaa, palvelun toiminnan ja turvallisuuden varmistamiseksi.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Ajanvaraus ja yhteydenpito

Käsittelemme henkilötietoja ajanvarauksen vastaanottamiseen, vapaan ajan varaamiseen, päällekkäisten varausten estämiseen, varauksen vahvistamiseen ja peruuttamiseen sekä tapaamisen järjestämiseen ja siihen liittyvään yhteydenpitoon.

Käsittelyn oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta: rekisteröidyn pyynnöstä toteutettavat sopimusta edeltävät toimenpiteet.

Palvelun turvallisuus

Palvelun teknisen toimivuuden, tietoturvan ja väärinkäytön estämisen kannalta tarpeellisten tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun suojata verkkosivustoaan, ajanvarauspalveluaan ja niiden käyttäjiä.

Ajanvaraustietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, profilointiin tai käyttäytymiseen perustuvaan mainontaan.

Evästesuostumusten hallinta

CookieYes-palvelua käytetään käyttäjän evästevalintojen pyytämiseen, tallentamiseen ja osoittamiseen. Välttämättömän suostumusevästeen ja suostumustallenteen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun toteuttaa suostumusten hallinta ja osoittaa käyttäjän tekemä valinta.

Kävijäanalytiikka

Google Analytics 4 -palvelua käytetään käyttöönoton jälkeen verkkosivuston käytön mittaamiseen ja palvelun kehittämiseen vain käyttäjän antaman suostumuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Google-tageja ei käynnistetä ennen suostumusta. Google Signals, mainontaominaisuudet ja personoitu mainonta pidetään pois käytöstä.

4. Tietojen lähde ja pakollisuus

Saamme tiedot pääasiassa rekisteröidyltä itseltään ajanvarauksen, muun yhteydenoton tai evästevalinnan yhteydessä. Analytiikan käyttöönoton jälkeen Google Analytics 4 muodostaa suostumuksen perusteella mittaustietoja käyttäjän verkkosivustolla tekemistä toiminnoista.

Nimi, sähköpostiosoite ja valittu aika ovat ajanvarauksen toteuttamiseksi pakollisia. Ilman niitä emme voi vahvistaa tai hoitaa varausta. Yrityksen nimi ja vapaamuotoinen viesti ovat vapaaehtoisia.

Pyydämme, ettei vapaamuotoiseen viestikenttään kirjoiteta tarpeettomia arkaluonteisia henkilötietoja.

5. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät Sulonen Solutions Oy:ssä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja ajanvarauksen, yhteydenpidon tai palvelun ylläpidon toteuttamiseksi.

Verkkosivuston, WordPress-tietokannan, sähköpostipalvelun ja automaattisten varmuuskopioiden palveluntarjoajana toimii Hostingpalvelu-brändillä toimiva Planeetta Internet Oy. Se käsittelee tietoja Sulonen Solutions Oy:n lukuun henkilötietojen käsittelijänä.

CookieYes toimii evästesuostumusten hallinnan palveluntarjoajana ja käsittelee suostumustunnistetta, valinnan tilaa ja valinnan ajankohtaa Sulonen Solutions Oy:n lukuun. Google Ireland Limited toimii Google Analytics 4 -palvelun tarjoajana analytiikan käyttöönoton jälkeen.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki tai toimivaltaisen viranomaisen määräys sitä edellyttää. Henkilötietoja ei myydä tai luovuteta ulkopuolisille niiden omaa markkinointia varten.

Nykyinen ajanvarausratkaisu ei siirrä varauksia Microsoft Teamsiin, Microsoft 365:een, Apple iCloudiin tai Apple Kalenteriin. Tätä selostetta päivitetään ennen tällaisten integraatioiden käyttöönottoa.

6. Tietojen siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Sulonen Solutions Oy ei nykyisessä ajanvarausratkaisussa itse siirrä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. CookieYesin, Googlen ja muiden palveluntarjoajien alikäsittelijät voivat käsitellä tietoja myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Tällöin siirto perustuu palveluntarjoajan soveltamaan tietosuoja-asetuksen mukaiseen siirtoperusteeseen ja suojatoimiin, kuten Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

7. Tietojen säilytysajat

• Varausten asiakkaan tunnistavat tiedot anonymisoidaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua tapaamisesta.
• Peruttujen varausten henkilötiedot anonymisoidaan viimeistään saman 12 kuukauden määräajan kuluessa.
• Varaukseen liittyviä sähköposteja säilytetään enintään 12 kuukautta tapaamisesta.
• CookieYesin välttämätön suostumuseväste on voimassa yhden vuoden. Suostumustallenteita säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen käyttäjän valinnan hallintaa ja suostumuksen osoittamista varten.
• Google Analytics 4:n tapahtumatietojen säilytysaika on palvelun ollessa käytössä kaksi kuukautta.
• Henkilötiedottomia teknisiä lokitietoja säilytetään enintään 30 päivää.
• IP-osoitteesta muodostettua väärinkäytön eston HMAC-tunnistetta säilytetään enintään 15 minuuttia.
• Hostingpalvelu ottaa webhotellista automaattisen varmuuskopion kerran vuorokaudessa ja säilyttää automaattisia varmuuskopioita 14 päivää.

Mahdolliset erikseen ladatut manuaaliset varmuuskopiot suojataan ja poistetaan, kun niiden palautus- tai varautumistarkoitus päättyy. Niissä olevia henkilötietoja ei säilytetä pidempään kuin alkuperäisiä tietoja.

Jos tietoja tarvitaan oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tarpeellisia tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään kyseiseen tarkoitukseen.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tieto siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, ja saada pääsy tietoihisi;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista;
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun niiden käsittelylle ei enää ole perustetta;
• pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyissä tilanteissa;
• saada itse toimittamasi tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa silloin, kun tietojen siirrettävyyttä koskevat edellytykset täyttyvät;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella;
• peruuttaa analytiikkaa koskeva suostumuksesi milloin tahansa yhtä helposti kuin annoit sen.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön osoitteeseen ville@sulonensolutions.fi. Voimme pyytää kohtuullisia lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa.

Voit muuttaa evästevalintaasi tai peruuttaa analytiikkasuostumuksen sivuston vasemmassa alakulmassa näkyvästä evästeasetusten kuvakkeesta. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai käyttäytymiseen perustuvaan profilointiin. Varauskalenteri tarkistaa teknisesti ajan saatavuuden ja estää päällekkäiset varaukset, mutta se ei tee henkilöä koskevia arvioita tai päätöksiä. Google Analytics 4:n mainontaominaisuudet, Google Signals ja personoitu mainonta pidetään pois käytöstä.

10. Evästeet ja analytiikka

Verkkosivusto käyttää sivuston, WordPressin ja evästesuostumuksen hallinnan kannalta välttämättömiä evästeitä. CookieYes-palvelun avulla käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä valinnaiset evästeet ja muuttaa valintaansa myöhemmin.

Google Analytics 4 -palvelua voidaan käyttää verkkosivuston käytön mittaamiseen vain käyttäjän antamalla suostumuksella. Google-tageja ei käynnistetä ennen suostumusta. Sivustolla ei käytetä markkinointievästeitä tai käyttäytymiseen perustuvaa mainontaa.

Ajantasaiset tiedot käytössä olevista evästeistä, niiden tarkoituksista, voimassaoloajoista ja valintojen hallinnasta löytyvät evästekäytännöstä.

11. Tietojen suojaaminen

Henkilötietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Yhteys sivustoon on suojattu HTTPS-salauksella. Varaustietojen hallinta on rajattu valtuutetuille WordPress-käyttäjille, ja julkinen käyttäjä ei voi listata varauksia. Järjestelmässä käytetään muun muassa käyttöoikeusrajoituksia, syötteiden tarkistusta, peruutustunnisteiden tiivisteitä, päällekkäisten varausten estoa ja tietoja minimoivaa lokitusta.

12. Selosteen päivittäminen

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittely, käytettävät palveluntarjoajat, analytiikan asetukset tai lainsäädäntö muuttuvat. Erityisesti seloste päivitetään ennen mahdollisen Microsoft Teams-, Microsoft 365-, Apple iCloud- tai Apple Kalenteri -integraation käyttöönottoa.

Ajantasainen versio julkaistaan aina tällä sivulla.