Yrityksissä tekoälyn käyttöönotto pysähtyy usein ennen ensimmäistäkään kokeilua. Keskustelu alkaa riskeistä, järjestelmistä ja strategioista, vaikka hyödyllisempi kysymys olisi paljon yksinkertaisempi: mikä yksi todellinen ongelma voitaisiin ratkaista jo tänään paremmin?
Eräässä yrityksessä päätettiin jokin aika sitten siirtyä tekoälyaikaan.
Käytännössä tämä tarkoitti sitä, että johtoryhmätasolla alettiin pohtia, uskaltaako tekoälyä käyttää.
Mitä se oikeastaan pystyy tekemään?
Voisiko se lukea skannauspalveluun saapuvan ostolaskun?
Löytäisikö se laskulta viitenumeron, summan ja eräpäivän?
Entä jos se lukisi yhden numeron väärin?
Kysymykset olivat sinänsä täysin aiheellisia. Taloushallinnon tiedoissa ei ole paljonkaan hyötyä järjestelmästä, joka toimii lähes oikein.
Mutta keskustelussa oli myös jotain hyvin inhimillistä.
Ennen kuin tekoäly oli päässyt käsittelemään ensimmäistäkään laskua, sitä arvioitiin jo kuin se olisi hakemassa yrityksen talousjohtajaksi.
”Tietokone ei koskaan pärjää ihmiselle”
Yksi keskustelua seurannut työntekijä nauroi koko ajatukselle.
”Tekoäly? Niin juuri. Tekoälyttömyys. Ei tietokone koskaan pärjää ihmiselle.”
Hänellä oli omasta näkökulmastaan näyttöä asiasta.
Hänen työpisteensä ympärille oli vuosien aikana muodostunut erittäin pitkälle kehitetty tiedonhallintajärjestelmä.
Pöydällä oli arviolta 78 kiloa tulostettua paperia: pinoja, mappeja, muovitaskuja ja niiden väliin sijoitettuja irrallisia dokumentteja.
Loput 42 kiloa oli järjestetty lattialle tuolin ympärille täsmällisen korkuisiksi pinoiksi.
Puolikaaren muotoinen arkisto oli suunniteltu ergonomisesti.
Kun käyttäjä pyörähti työtuolillaan oikeaan kulmaan, hän osui yleensä haluamansa paperipinon kohdalle alle minuutissa.
Järjestelmä oli täysin riippumaton verkkoyhteydestä.
Sillä ei ollut lisenssimaksuja.
Se ei tarvinnut ohjelmistopäivityksiä.
Kyberturvallisuuden näkökulmasta sitä oli vaikea hakkeroida etänä.
Eikä yksikään tekoäly ollut vielä onnistunut siirtämään vahingossa väärää paperipinoa.
Tarkemmin ajatellen kyseessä oli siis varsin toimintavarma ratkaisu.
Sen ainoita heikkouksia olivat hakutoiminto, varmuuskopiointi, tiedon jakaminen, versionhallinta, paloturvallisuus ja se, että järjestelmän koko käyttöliittymä oli tallennettu yhden ihmisen päähän.
Kysymys ei ole ihmisestä vastaan kone
Tekoälystä keskusteltaessa asetelma rakennetaan helposti väärin.
Pärjääkö tietokone ihmiselle?
Voiko tekoäly tehdä saman työn kuin kokenut työntekijä?
Kumpi on parempi?
Useimmissa yrityksissä tämä ei ole ensimmäinen ratkaistava kysymys.
Paljon hyödyllisempää olisi kysyä:
Missä tehtävässä ihminen käyttää tällä hetkellä aikaa sellaiseen, minkä kone voisi tehdä nopeasti – ja jonka ihminen voisi tarkistaa vielä nopeammin?
Ostolaskun viitenumeron lukeminen on hyvä esimerkki.
Tehtävä ei vaadi tekoälyltä syvällistä liiketoimintaymmärrystä, eettistä harkintaa tai vuosikymmenten kokemusta.
Sen pitää tunnistaa numerosarja.
Ja koska tunnistamisessa voi tapahtua virhe, tulos tarkistetaan tai validoidaan olemassa olevia sääntöjä vasten.
Tekoälyn ei siis tarvitse olla täydellinen.
Sen pitää olla riittävän hyvä siinä työvaiheessa, johon sitä käytetään, ja prosessin pitää tunnistaa tilanteet, joissa ihminen tarvitaan mukaan.
Tämä on huomattavasti realistisempi lähtökohta kuin kysymys siitä, voiko tekoäly korvata ihmisen.
Samaan aikaan toisaalla
Kun yhdessä huoneessa pohditaan, voiko tekoälyä uskaltaa käyttää yksittäisen viitenumeron lukemiseen, toisessa ympäristössä työskentelytapa on jo muuttunut kokonaan.
Ihminen ottaa verkkosivustoa rakentaessaan kuvakaappauksen lähes jokaisen työvaiheen jälkeen.
Tekoäly tarkastelee kuvaa ja tunnistaa:
- mikä muutos onnistui
- mikä elementti siirtyi väärään paikkaan
- mitä asetusta pitää seuraavaksi muuttaa
- mikä välilehti selaimessa on jo valmiiksi auki
- mitä työkalua seuraavassa vaiheessa todennäköisesti tarvitaan
Kuvassa näkyy, että selaimen kolmannella välilehdellä vasemmalta on webhotellin hallintapaneeli.
Sitä tarvitaan seuraavaksi, jotta itse rakennettu ajanvarausmoduuli saadaan upotettua verkkosivustolle.
Ihminen ei joudu ensin selittämään koko työympäristöään uudelleen.
Tekoäly lukee tilanteen kuvasta ja jatkaa siitä, missä työ oikeasti on.
Tämä ei ole enää vain tekstin tuottamista.
Se on tilanteen tulkitsemista, seuraavan työvaiheen ennakointia ja ihmisen ohjaaman projektin jatkuvaa tukemista.
Tekoäly voi valmistella myös ihmisten välisiä tilanteita
Teknologian näkyvimmät käyttötavat liittyvät usein dokumentteihin, kuviin, laskentaan ja koodiin.
Vähemmän näkyvä mutta vähintään yhtä kiinnostava käyttökohde on viestinnän ja vuorovaikutustilanteiden valmistelu.
Kun ihmiset työskentelevät yhdessä riittävän pitkään, heidän viestintätavoistaan alkaa löytyä toistuvia piirteitä.
Yksi haluaa suoran vastauksen.
Toinen tarvitsee taustat ja perustelut.
Kolmas reagoi voimakkaasti siihen, jos asia esitetään liian lopullisena.
Neljäs ei vastaa pitkään viestiin lainkaan, mutta reagoi kolmeen selkeään kysymykseen.
Aiemman viestinnän perusteella tekoäly voi auttaa jäsentämään näitä eroja ja muotoilemaan viestin vastaanottajalle sopivammaksi.
Ei manipuloidakseen ihmistä, vaan vähentääkseen tilanteita, joissa hyväkin asia epäonnistuu väärän esitystavan vuoksi.
Sama koskee kokouksiin valmistautumista.
Ennen tärkeää keskustelua voidaan pohtia:
- mitkä ovat todennäköisimmät vastaväitteet
- missä kohdassa osallistujien tavoitteet eroavat
- mitä kysymyksiä todennäköisesti esitetään
- millä kolmella eri tavalla keskustelu voi edetä
- miten kuhunkin tilanteeseen kannattaa vastata
Tekoäly ei ennusta ihmisten käyttäytymistä varmasti.
Se auttaa valmistautumaan useampaan kuin yhteen mahdolliseen tapahtumakulkuun.
Johtamisessa tämä on merkittävä ero.
Huonosti valmistautunut ihminen reagoi siihen, mitä kokouksessa tapahtuu.
Hyvin valmistautunut ihminen on pohtinut etukäteen, mitä voi tapahtua.
Tässä kohtaa tarvitaan myös rajat
Tekoälyn hyödyntäminen viestinnässä ja henkilöstöasioissa vaatii harkintaa.
Kaikkea aineistoa ei pidä viedä mihin tahansa palveluun.
Henkilötiedot, luottamukselliset viestit, sopimukset ja liikesalaisuudet edellyttävät soveltuvia yritystyökaluja, käyttöoikeuksia ja selkeitä pelisääntöjä.
Tämä ei kuitenkaan ole peruste jättää koko asia tutkimatta.
Se on peruste suunnitella käyttö oikein.
Yrityksissä ei kielletä sähköpostia siksi, että sähköpostilla voi lähettää salassa pidettävää tietoa väärälle vastaanottajalle.
Sen sijaan luodaan ohjeet, käyttöoikeudet ja vastuut.
Tekoälyn kanssa tarvitaan samaa aikuismaista suhtautumista.
Ei sinisilmäistä innostusta.
Ei myöskään sitä, että kaikki uusi kielletään varmuuden vuoksi.
Suuri tekoälystrategia voi olla erinomainen tapa olla tekemättä mitään
Monessa yrityksessä tekoälyn käyttöönotto aloitetaan poikkeuksellisen kunnianhimoisesti.
Päätetään laatia:
- koko konsernin tekoälystrategia
- laaja riskikartoitus
- kattava teknologia-arkkitehtuuri
- koulutusohjelma koko henkilöstölle
- lista hyväksytyistä käyttötapauksista
- monivuotinen etenemissuunnitelma
Kaikki nämä voivat myöhemmin olla tarpeellisia.
Mutta jos ensimmäinen käytännön kokeilu siirtyy puolella vuodella, strategiatyö voi muuttua hienostuneeksi lykkäysmekanismiksi.
Tekoälystä keskustellaan paljon.
Kalvoihin ilmestyy uusia laatikoita.
Vastuuryhmä perustetaan.
Yksi johtoryhmän jäsen käy seminaarissa.
Ja sama työntekijä jatkaa joka aamu tietojen kopioimista järjestelmästä toiseen.
Yritys ei tarvitse ensimmäiseksi täydellistä kuvausta kaikesta siitä, mitä tekoäly voisi joskus tehdä.
Se tarvitsee yhden hallitun kokemuksen siitä, mitä tekoäly pystyy tekemään nyt.
Aloita tehtävästä, jonka tuloksen ihminen pystyy tarkistamaan
Hyvä ensimmäinen kokeilu on pieni, toistuva ja riittävän turvallinen.
Se voi olla esimerkiksi:
- ostolaskujen tietojen poiminta
- kokousmuistion ensimmäinen luonnos
- pitkän raportin tiivistäminen
- asiakaspalautteiden ryhmittely
- tarjouksen tietojen vertaaminen vaatimuksiin
- sisäisen ohjeen löytäminen suuresta dokumenttimäärästä
- myyntipalaverin valmistelu
- verkkosivutekstin ensimmäinen versio
- yksinkertaisen työkalun prototyyppi
Hyvässä pilotissa:
- tehtävä toistuu riittävän usein
- siihen kuluu selvästi aikaa
- lähtöaineisto on saatavilla
- lopputulos voidaan tarkistaa
- virhe ei aiheuta hallitsematonta vahinkoa
- hyödylle voidaan määrittää yksinkertainen mittari
Ensimmäisen kokeilun ei tarvitse todistaa, että tekoäly mullistaa koko yrityksen.
Riittää, että se vastaa yhteen kysymykseen:
Kannattaako tätä jatkaa?
Mittaa tavallisia asioita
Tekoälypilotin onnistumista ei tarvitse mitata monimutkaisella AI-indeksillä.
Voidaan kysyä:
- paljonko aikaa säästyi
- vähenikö manuaalinen työ
- paraniko tiedon löydettävyys
- jäikö ihmiselle enemmän aikaa arviointiin
- syntyikö vähemmän virheitä
- helpottiko työ aidosti
- oliko tulos riittävän hyvä jatkokäyttöön
Jos ostolaskun käsittelyyn kului ennen kolme minuuttia ja nyt yksi minuutti, hyöty voidaan laskea.
Jos tärkeään kokoukseen valmistautuminen tuotti aiemmin yhden suunnitelman ja nyt kolme realistista skenaariota, hyöty näkyy päätöksenteossa.
Jos verkkosivuston pieni tekninen muutos vaati ennen ulkopuolisen kehittäjän ja nyt se syntyy valvotusti vartissa, vaikutus näkyy nopeudessa ja kustannuksissa.
Kaikkea arvoa ei tarvitse kuvata futuristisilla termeillä.
Joskus tekoälyn paras liiketoimintahyöty on se, että tavallinen työ sujuu hieman paremmin joka päivä.
Kokeilu ei tarkoita kontrollin menettämistä
Yritysten varovaisuus on ymmärrettävää.
Virheitä tapahtuu.
Tietoa voi vuotaa.
Tekoäly voi tuottaa vakuuttavalta kuulostavaa hölynpölyä.
Mutta samaan aikaan myös ihmiset lukevat viitenumeroita väärin, tallentavat tiedostoja vääriin kansioihin, unohtavat kokousten päätöksiä ja tekevät ratkaisuja puutteellisella tiedolla.
Tavoitteena ei ole korvata inhimillistä epätäydellisyyttä täydellisellä koneella.
Sellaista konetta ei ole.
Tavoitteena on rakentaa prosessi, jossa ihmisen ja teknologian vahvuudet täydentävät toisiaan.
Tekoäly käsittelee nopeasti suuria määriä tietoa, tunnistaa rakenteita ja tuottaa vaihtoehtoja.
Ihminen ymmärtää tilanteen, arvioi seuraukset, tekee päätöksen ja kantaa vastuun.
Ehkä suurin riski ei olekaan virheellinen viitenumero
Yrityksissä on hyvä pohtia, mitä tapahtuu, jos tekoäly lukee yhden tiedon väärin.
Vähintään yhtä tärkeä kysymys on kuitenkin tämä:
Mitä tapahtuu, jos emme opi käyttämään sitä lainkaan?
Silloin kilpailija käsittelee saman tiedon nopeammin.
Toinen yritys rakentaa palvelun, jota oma organisaatio vielä selvittää työryhmässä.
Yksi työntekijä moninkertaistaa tuottavuutensa, kun toinen jatkaa tietojen etsimistä paperipinoista.
Mikään teknologia ei poista hyvän työn, kokemuksen tai harkinnan arvoa.
Mutta historia ei tunne kovin montaa tapausta, jossa tehokkaamman työkalun järjestelmällinen vastustaminen olisi muodostunut pitkäaikaiseksi kilpailueduksi.
Aloita ongelmasta
Ensimmäisen tekoälyprojektin ei tarvitse olla näyttävä.
Sen ei tarvitse muuttaa koko organisaatiota.
Sen ei tarvitse edes näkyä asiakkaalle.
Valitse yksi todellinen ongelma.
Rajaa tehtävä.
Määrittele, mitä onnistuminen tarkoittaa.
Suojaa tiedot.
Pidä ihminen mukana tarkistamassa tulokset.
Kokeile.
Mittaa.
Päätä sen jälkeen, mitä opitusta kannattaa tehdä seuraavaksi.
Yritys ei siirry tekoälyaikaan sillä hetkellä, kun johtoryhmän esitykseen lisätään sana AI.
Se siirtyy tekoälyaikaan sillä hetkellä, kun ensimmäinen oikea ongelma ratkaistaan uudella tavalla.