Mitä seuraavaksi? – yksinkertainen kysymys, joka paljastaa puutteellisen kokonaiskuvan.
Yksi johtamisen perusteista on kokonaiskuvan näkeminen. Se kuuluisa helikopteriperspektiivi, josta katsottuna ympärillä pyörivä pikkusälä kutistuu ja näkyviin tulee se olennainen:
Mitä tässä oikeasti tapahtuu?
Yksi tähän liittyvistä työkaluistani on hyvin yksinkertainen kysymys:
Mitä seuraavaksi?
Käytän sitä usein myös itse suunnitellessani toimintamalleja, prosesseja ja erilaisia liiketoiminnan kokonaisuuksia.
Kysymys hämmentää yllättävän usein.
Se pakottaa siirtämään katseen käsillä olevasta yksittäisestä tehtävästä tapahtumaketjuun. Siihen, mitä tehdyn päätöksen jälkeen tapahtuu – ja mitä tapahtuu sen jälkeen.
Pienistä palasista muodostuu kyllä aina jonkinlainen kokonaisuus. Se, muodostuuko niistä toimiva kokonaisuus, ratkaistaan yleensä vasta pari askelta myöhemmin.
Jäikö turhan abstraktiksi?
Ei se mitään. Mennään käytäntöön.
Veturillista liikennettä Tallinnan kautta
Toimiessani aiemmin eräässä kansainvälisessä huolintaliikkeessä Suomen yhtiön Road Directorina kävin työntekijäni kanssa keskustelun Itä-Euroopan rekkaliikenteestämme.
Liikenne ajettiin Tallinnan kautta veturillisilla yksiköillä, ei siis perinteisenä irtoperäliikenteenä.
Käytännössä sama kuljettaja ja veturi olivat jatkuvasti kytkettyinä traileriimme. Kuljettaja saattoi lähteä Suomesta kuorman kanssa esimerkiksi Puolaan, Sloveniaan tai Italiaan ja palata saman yhdistelmän mukana parin viikon päästä takaisin Suomeen.
Tuohon aikaan käytimme paljon Länsisataman ja Tallinnan välisiä lauttoja. Vuoroja kulki tiheään ja kysytyimpiä olivat luonnollisesti iltapäivän ja alkuillan lähdöt Helsingistä.
Logiikka oli helppo ymmärtää.
Kuljettaja tuli aamulla Tallinnasta Suomeen, purki tuontikuormat asiakkaille ja alkoi sen jälkeen lastata uusia vientikuormia. Kun auto saatiin iltapäivällä valmiiksi, se haluttiin mahdollisimman nopeasti takaisin Tallinnaan ja siitä eteenpäin kohti Keski- tai Etelä-Eurooppaa.
Siksi halvimman aamulautan saattoi saada alle 200 eurolla, kun taas kysytyimmästä kello 16–18 iltalähdöstä joutui maksamaan 600–700 euroa per rekka.
Sain tästä kehitysidean, jota lähdin testaamaan työntekijäni kanssa.
– Miksi sä lähetät kuskin ulos kalleimmalla iltalautalla?
– No, että se ehtii vielä samana päivänä takaisin mantereelle.
– Mutta miksi?
– No… että saadaan nopeampi aikataulu. Ollaan nopeammin vaikka Puolassa.
– Hyvä idea. Mutta mitäs sitten? Mitä tapahtuu, kun olet lähettänyt sen kuskin Tallinnaan?
– No, se ajaa lautasta ulos ja jatkaa matkaa…?
Ei muuten jatka.
Ajoaika ja työaika eivät ole sama asia
Tässä kohtaa pitää ymmärtää hieman kuljettajien ajoaikamääräyksiä.
Ajoaika ja varsinainen työaika ovat kaksi eri asiaa.
Vuorokautinen ajoaika on yleisellä tasolla yhdeksän tuntia, ja ajamisen välissä on pidettävä määräysten mukaiset tauot. Ajoaikaa kuluu silloin, kun auto liikkuu.
Kuljettajan työpäivä ei kuitenkaan koostu pelkästä ajamisesta. Varsinaista ”työaikaa” ei suoraan rajata lainsäädännössä, mutta pakollinen yhtäjaksoinen 11h vuorokausilepo tarkoittaa lyhyellä matikalla sitä, että sallittu ”työaika” on 13h per vuorokausi. Etenkin sataman lähistöllä purkuja ja lastauksia suorittavalla kuskilla ei varsinaista ajoaikaa kerry piirturiin, sillä auto seisoo jatkuvasti laiturissa purettavana tai lastattavana.
Kun kuljettaja oli tullut aamulautalla Tallinnasta Helsinkiin ja aloittanut päivänsä esimerkiksi kello 7, hänen työpäivänsä oli tuontien purkamisen ja vientien lastaamisen jälkeen illalla käytännössä paketissa. Kello 20:00 on pakko aloittaa vuorokausilepo, vaikka piirturissa olisi vielä ajoaikaa jäljellä.
Vaikka ostimme hänelle kalliin iltalautan, matka ei jatkunut Tallinnasta kohti Puolaa.
Kuljettaja ajoi laivasta ulos ja jäi vuorokausilevolle.
– Okei. Eli kuski saapuu Tallinnaan, mutta matka ei käytännössä jatku kuin laivasta ulos, koska hänen täytyy jäädä pakolliselle vuorokausilevolle?
– Ööö… no nyt kun sanoit, niin noinhan siinä muuten taitaa käydä.
– Juurikin.
Eli nyt me ollaan lähetetty kuski kalleimmalla mahdollisella lautalla Tallinnaan nukkumaan.
Entä jos kiirehtiminen hidastaakin matkaa?
Mitä jos lähettäisimmekin kuljettajan lastausten jälkeen Vuosaareen?
Siellä hän voisi pitää vuorokausileponsa rauhassa. Vuosaaressa on tilavat rekkaparkit ja kuljettajalle löytyvät käytännössä kaikki tauon aikana tarvittavat palvelut, kuten kaupat ja tankkausmahdollisuudet.
Seuraavana aamuna kuljettaja lähtisi edullisella aamulautalla Tallinnaan.
Lopputulos oli äkkiseltään ajateltuna hieman nurinkurinen:
- kuljettaja pääsi aikaisemmin vuorokausilevolle
- päivän lastauksilla ei ollut tarpeetonta kiirettä
- lauttapaikka maksoi huomattavasti vähemmän
- kuljettaja oli levännyt ja valmis jatkamaan matkaa heti Tallinnasta
- auto saattoi olla määränpäässä jopa aikaisemmin kuin kalliilla iltalautalla lähetetty auto
Eilen illalla kiireellä Tallinnaan lähetetyllä kuljettajalla saattoi olla vielä aamulla tunti tai kaksi pakollista vuorokausilepoa jäljellä.
Aamulautalla saapunut kuljettaja puolestaan pääsi suoraan satamasta kohti Puolaa.
Kallis vaihtoehto näytti nopealta, mutta oli hidas.
Halpa vaihtoehto näytti hitaalta, mutta oli nopea.
Mitä tämä tarkoitti euroissa?
Otetaan yksinkertainen esimerkkilaskelma.
Jos huolintaliikkeellä on 20 viikoittaista ylitystä Helsingistä Tallinnaan ja niistä kymmenen pystytään siirtämään kalliilta iltalähdöltä edulliselle aamulautalle:
700 € − 200 € = 500 € säästöä yhdestä ylityksestä
10 autoa viikossa = 5 000 € säästöä viikossa
Neljässä viikossa = noin 20 000 € säästöä kuukaudessa
Eikä palvelu hidastunut.
Parhaassa tapauksessa se nopeutui.
Mitä seuraavaksi?
Tätä tarkoitan ajattelumallilla “Mitä seuraavaksi?”
Yksittäinen päätös voi näyttää täysin järkevältä, jos sitä katsoo vain juuri siitä kohdasta, jossa päätös tehdään.
Kallis iltalautta näyttää nopealta.
Kiire näyttää tehokkuudelta.
Aikainen lähtö näyttää hyvältä asiakaspalvelulta.
Kun tapahtumaketjua katsotaan pari askelta pidemmälle, merkitys voi kuitenkin kääntyä täysin päälaelleen.
Kiire ei tässä tapauksessa vienyt nopeammin perille.
Se vei 500 euroa kalliimmalla Tallinnaan nukkumaan.